明陽天下拓展北京企業(yè)管理咨詢有限公司

      明陽天下會議服務(wù)公司研究發(fā)現(xiàn)，男性更容易在會議過程中插話。就本質(zhì)而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續(xù)發(fā)言。
      并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多人認(rèn)為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發(fā)言了——他們認(rèn)為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。
      會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規(guī)發(fā)言的時間。在會議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個準(zhǔn)備的機(jī)會，使他們能夠輕松、有效地參與討論；另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。
      讓每位與會者調(diào)整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。
      要找到降低插話次數(shù)和避免多人同時發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會時，有的人總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發(fā)言，就罰款。這可是個聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。
      由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標(biāo)準(zhǔn)。問題的關(guān)鍵是必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時間和努力。
      提高會議成效的要領(lǐng)：要嚴(yán)格遵守會議的開始時間；要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；要把會議事項的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。
      本文轉(zhuǎn)自明陽天下會議服務(wù)公司，轉(zhuǎn)載請注明出處。